Nutzungsbedingungen

Anbieter von Viora CRM ist Patros Group Ltd, Katalymmaton 8, 5330 Agia Napa, Zypern. Sie erreichen uns für Vertragsfragen, Support, Kündigungen und Exportanfragen unter info@vioracrm.com.

Der Vertrag über einen Viora-Arbeitsbereich richtet sich an Unternehmen, selbstständig Tätige und Organisationen, die Viora für ihre geschäftliche oder berufliche Tätigkeit einsetzen. Vertragspartner ist der im Angebot oder in der Auftragsbestätigung bezeichnete Kunde. Wer für diesen handelt, muss dazu bevollmächtigt sein.

Eingeladene Teammitglieder nutzen Viora im Rahmen der Berechtigung des Kunden. Private Eigentümer, Mieter und Personen, die ein öffentliches Formular ausfüllen, werden dadurch keine zahlungspflichtigen Viora-Geschäftskunden. Ihre Beziehung zum einladenden Unternehmen und zwingende Verbraucherrechte bleiben unberührt. Allein durch das Öffnen eines Portals oder Absenden eines Formulars wird kein kostenpflichtiger Viora-Vertrag geschlossen.

Diese Bedingungen werden Vertragsbestandteil, wenn sie dem Kunden vor Vertragsschluss zugänglich gemacht und von ihm ausdrücklich angenommen werden, beispielsweise im Rahmen eines individuellen Angebots. Der Vertrag kommt durch die übereinstimmenden Erklärungen von Kunde und Anbieter zustande. Die bloße Veröffentlichung dieser Seite oder ein technischer Anmeldevorgang ersetzen diese Vereinbarung nicht.

Individuell vereinbarte Regelungen gehen diesen Bedingungen vor. Zum Vertragsinhalt gehören außerdem die ausdrücklich vereinbarte Leistungsbeschreibung und, soweit erforderlich, die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die Datenschutzerklärung informiert über die Datenverarbeitung und ist keine pauschale Einwilligung.

Vertragssprache dieser Fassung ist Deutsch. Der Kunde kann diese Bedingungen vor der Annahme herunterladen und speichern. Für bestehende Verträge werden neue Bedingungen nicht allein durch eine weitere Nutzung verbindlich.

Viora ist eine über den Browser zugängliche Software zur Verwaltung geschäftlicher Informationen und Abläufe. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der Vereinbarung mit dem Kunden. Je nach freigeschaltetem Umfang umfasst er Kontakte, Objekte und Einheiten, Aufgaben, Termine, Dokumente, Kommunikation, Formulare, Kundenportale, Finanzübersichten, Automatisierungen und KI-Unterstützung.

Eine sichtbare Funktion ist nicht zugleich die Zusage einer bestimmten externen Anbindung, Versandmöglichkeit oder Zahlungsabwicklung. Integrationen stehen zur Verfügung, soweit sie für den Kunden vereinbart, technisch eingerichtet und von den betreffenden Anbietern unterstützt werden.

Viora unterstützt die Arbeit des Kunden. Ein bestimmter geschäftlicher Erfolg, eine rechtliche Bewertung oder die Erfüllung individueller steuerlicher und berufsrechtlicher Anforderungen ist nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Gesetzliche Pflichten des Anbieters bleiben unberührt.

Eine Registrierung kann die vorherige Freigabe der E-Mail-Adresse und deren Bestätigung voraussetzen. Angaben zu Identität und Vertretungsberechtigung müssen zutreffen und bei Änderungen aktualisiert werden. Ein Anspruch auf eine Freischaltung entsteht nur aus einer entsprechenden Vereinbarung.

Der Kunde vergibt Berechtigungen nach dem tatsächlichen Bedarf, schützt Zugangsdaten und entzieht ausgeschiedenen Personen den Zugriff. Persönliche Zugangsdaten dürfen nicht öffentlich geteilt werden. Ein vermuteter Missbrauch ist unverzüglich an info@vioracrm.com zu melden.

Wir dürfen bei sensiblen Anfragen, insbesondere Datenexporten, Löschungen und Änderungen von Administratorrechten, eine angemessene Prüfung der Identität und Berechtigung verlangen. Dabei werden nur die erforderlichen Nachweise angefordert.

Der Kunde darf nur Daten verarbeiten, Inhalte hochladen und Nachrichten versenden, für die die erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen bestehen. Er informiert die betroffenen Personen und stellt erforderliche eigene Hinweise für Formulare und Portale bereit. Vertrauliche oder besonders geschützte Daten dürfen nur verarbeitet werden, soweit die vereinbarte Ausgestaltung von Viora dafür geeignet ist.

Unzulässig sind rechtswidrige Inhalte, Schadsoftware, unbefugter Zugriff auf fremde Daten, die Umgehung von Zugangsschutz, belästigende oder unzulässige Werbung sowie gezielte Angriffe auf Verfügbarkeit und Sicherheit. Sicherheitsprüfungen, die fremde Daten oder den laufenden Betrieb beeinträchtigen können, sind vorher abzustimmen. Gesetzlich erlaubte Handlungen bleiben erlaubt.

Der Kunde prüft Empfänger, Zugriffsrechte, Freigaben und den Inhalt geschäftlicher Erklärungen vor ihrer Übermittlung. Notfallmeldungen und zeitkritische Gefahren sind zusätzlich an die zuständigen Stellen über dafür geeignete Kommunikationswege zu richten; ein Viora-Portal ist kein Notrufdienst.

KI-Antworten, erkannte Belegdaten, Zusammenfassungen und vorgeschlagene Aktionen können falsch, unvollständig oder ungeeignet sein. Sie sind Arbeitshilfen. Der Kunde prüft Ergebnisse vor ihrer Übernahme, vor dem Versand und vor Entscheidungen, die Personen oder Vermögenswerte betreffen. Eine fachlich erforderliche Prüfung durch qualifizierte Personen wird dadurch nicht ersetzt.

Vorgeschlagene Änderungen oder Automatisierungen sind vor ihrer Freigabe auf Inhalt, Umfang und Folgen zu prüfen. Eine vom Kunden erteilte Freigabe erweitert die vereinbarte Leistung nicht und entbindet den Anbieter nicht von seinen eigenen Pflichten.

Die Bereitstellung oder elektronische Unterzeichnung eines Dokuments ist keine Zusage, dass eine gesetzlich vorgeschriebene Form eingehalten wird. Eine qualifizierte elektronische Signatur, revisionssichere Archivierung oder bestimmte Zertifizierung wird nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich als Leistung vereinbart ist.

Verbindet der Kunde eigene Postfächer, Bankkonten oder andere Dienste, muss er für die Anbindung berechtigt sein und deren Bedingungen beachten. Zusätzliche Verträge oder Entgelte eines selbst gewählten Drittanbieters entstehen nur in der jeweiligen Vertragsbeziehung. Eigene Unterauftragnehmer von Viora bleiben dem Verantwortungsbereich des Anbieters nach dem anwendbaren Recht zugeordnet.

Die Verfügbarkeit externer Schnittstellen und die Zustellung von Nachrichten können durch den jeweiligen Dienst beeinflusst werden. Wir informieren über uns bekannte wesentliche Einschränkungen und bearbeiten Störungen im Rahmen unserer vertraglichen Pflichten. Das Trennen einer Anbindung beendet nicht automatisch die Speicherung bereits rechtmäßig importierter Daten.

Entgelte, Währung, Umsatzsteuerbehandlung, Abrechnungszeitraum, Zahlungsfrist und etwaige Nutzungsgrenzen müssen vor einer kostenpflichtigen Beauftragung ausdrücklich vereinbart werden. Diese Bedingungen enthalten keine eigenständige Preisfestsetzung. Die Freischaltung eines Kontos oder einer Funktion allein begründet keine zusätzliche Zahlungspflicht.

Ein kostenloser Testzugang geht nur aufgrund einer ausdrücklichen Vereinbarung in einen kostenpflichtigen Vertrag über. Preisänderungen und zusätzliche kostenpflichtige Leistungen werden für laufende Verträge nur durch eine wirksame Vereinbarung verbindlich. Schweigen gilt nicht als Zustimmung.

Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Rechte. Vor einer Sperre wegen unbezahlter, fälliger Entgelte erhält der Kunde grundsätzlich eine Mahnung mit angemessener Abhilfefrist und einen Hinweis auf die drohende Sperre. Berechtigte Einwendungen werden berücksichtigt.

Wir stellen die vereinbarte Leistung mit der erforderlichen Sorgfalt bereit und treffen angemessene Maßnahmen für Sicherheit und Betrieb. Eine konkrete Verfügbarkeitsquote oder feste Reaktionszeit gilt nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurde. Störungen können unter info@vioracrm.com gemeldet werden.

Geplante Wartungsarbeiten führen wir nach Möglichkeit zu Zeiten geringer Nutzung durch und kündigen wesentliche Unterbrechungen mit angemessenem Vorlauf an. Bei dringenden Sicherheitsmaßnahmen kann eine vorherige Ankündigung entfallen; die Information wird nachgeholt, soweit dies rechtlich und sicherheitstechnisch möglich ist.

Wir können Viora weiterentwickeln und Fehler beheben. Vereinbarte wesentliche Funktionen dürfen dadurch nicht ohne vertragliche Grundlage entzogen werden. Änderungen, die den Vertragsinhalt wesentlich verschlechtern, bedürfen einer wirksamen Vereinbarung. Gesetzliche Mängelrechte bleiben bestehen.

Für die Vertragsdauer erhält der Kunde das einfache Recht, Viora im vereinbarten Umfang für seine eigenen geschäftlichen Zwecke durch berechtigte Personen zu nutzen. Rechte an Software, Gestaltung und Kennzeichen verbleiben bei ihren jeweiligen Inhabern. Zwingende gesetzliche Nutzungsbefugnisse werden nicht eingeschränkt.

Die Rechte an Kundeninhalten verbleiben beim Kunden oder den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde gestattet uns ausschließlich die Verarbeitung und technische Nutzung, die für die vereinbarten Leistungen, die Sicherheit und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Werbenutzung oder Nutzung zum Training eigener allgemeiner KI-Modelle erfordert eine gesonderte Rechtsgrundlage und Vereinbarung.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, ist vor Beginn dieser Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Diese Bedingungen ersetzen sie nicht. Informationen zu Verarbeitungszwecken, Anbietern, Datenstandorten und internationalen Übermittlungen finden Sie unter https://vioracrm.com/privacy. Datenschutzrechte bestehen unabhängig von vertraglichen Exportrechten.

Die Laufzeit ergibt sich aus der ausdrücklichen Vereinbarung. Fehlt eine abweichende wirksame Vereinbarung, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann von jeder Seite mit einer Frist von 30 Kalendertagen gekündigt werden. Eine befristete Vereinbarung verlängert sich nicht allein aufgrund dieser Bedingungen automatisch. Gesetzliche Wechselrechte nach Abschnitt 12 gehen entgegenstehenden Laufzeitregelungen vor.

Der Kunde kann an info@vioracrm.com kündigen. Wir bestätigen den Zugang und den Beendigungszeitpunkt per E-Mail. Die Erklärung muss den betroffenen Arbeitsbereich und eine berechtigte Kontaktperson erkennen lassen. Eine gegebenenfalls notwendige Identitätsprüfung verschiebt nicht den Zugang einer bereits wirksamen Kündigung.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Soweit zumutbar und gesetzlich vorgesehen, ist zuvor eine angemessene Möglichkeit zur Abhilfe zu geben. Bis zur Beendigung rechtmäßig entstandene Entgelte bleiben geschuldet. Für einen Zeitraum nach Vertragsende vorausgezahlte laufende Entgelte werden anteilig erstattet, soweit keine vorrangige gesetzliche Regelung gilt.

Der Kunde kann unter info@vioracrm.com einen Wechsel zu einem anderen Anbieter, eine Übertragung auf eigene Infrastruktur oder die Löschung seiner exportierbaren Daten zum Vertragsende verlangen. Er nennt den Arbeitsbereich, die gewünschte Variante und bei einem Wechsel die erforderlichen Zielinformationen. Wir unterstützen den Kunden und von ihm bevollmächtigte Dritte angemessen bei der Planung und Durchführung und informieren über bekannte technische Grenzen und Risiken.

Für die Einleitung eines Wechsels gilt eine Ankündigungsfrist von höchstens 30 Kalendertagen ab Eingang der Mitteilung; ein früherer Beginn kann vereinbart werden. Anschließend führen wir den Wechsel unverzüglich, grundsätzlich innerhalb von höchstens 30 Kalendertagen, durch. Währenddessen gelten die vereinbarten Leistungen weiter. Wir sorgen mit der erforderlichen Sorgfalt für Betriebsfortführung, sicheren Datentransfer und geschützten Abruf.

Ist diese Übergangszeit technisch nicht durchführbar, teilen wir dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselantrag mit, begründen es konkret und nennen eine alternative Übergangszeit von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann die Übergangszeit einmal um einen von ihm für angemessen gehaltenen Zeitraum verlängern. Zwingende weitergehende Rechte bleiben unberührt.

Der Vertrag endet bei erfolgreichem Abschluss des Wechsels; wir bestätigen die Beendigung. Wünscht der Kunde stattdessen die Löschung ohne Wechsel, endet er spätestens mit Ablauf der genannten Ankündigungsfrist. Nach der vereinbarten Übergangszeit bleiben die exportierbaren Daten noch mindestens 30 Kalendertage sicher abrufbar. Eine spätere Abruffrist kann vereinbart werden. Nach erfolgreichem Wechsel und Ablauf der Abruffrist löschen wir die exportierbaren Kundendaten und digitalen Vermögenswerte vollständig, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Gesetzlich aufzubewahrende Daten werden auf diesen Zweck beschränkt und anschließend gelöscht.

Für den in diesem Abschnitt beschriebenen Wechsel und Export berechnen wir keine gesonderten Wechsel- oder Datenübertragungsentgelte. Die ausdrücklich vereinbarten normalen Nutzungsentgelte laufen nur bis zur Vertragsbeendigung weiter. Eine zusätzliche Vorfälligkeits- oder Kündigungsgebühr wird durch diese Bedingungen nicht begründet.

Der Export umfasst die dem Arbeitsbereich zugeordneten Eingabe- und Ausgabedaten sowie die zugehörigen Metadaten, soweit sie beim Anbieter vorhanden sind und der Kunde über sie verfügen darf. Die folgende Übersicht beschreibt die Datenkategorien für die in Viora bereitgestellten Funktionen; nicht genutzte Funktionen erzeugen keine zusätzlichen Daten.

Strukturierte Daten stellen wir in einem gängigen maschinenlesbaren Format wie JSON oder CSV bereit. JSON erhält insbesondere verschachtelte Strukturen und Beziehungen. Dateien werden im gespeicherten Originalformat bereitgestellt, soweit sie noch vorhanden sind. Der Export enthält die erforderlichen Zuordnungen zwischen Datensätzen und Dateien sowie eine Beschreibung der verwendeten Felder und Formate. Der Abruf wird nach Berechtigungsprüfung mit dem Kunden abgestimmt.

Nicht zum Export gehören der Quellcode von Viora, interne Infrastruktur- und Sicherheitskonfigurationen, Passwörter, Sitzungstokens und geheime Schlüssel des Anbieters sowie Daten anderer Kunden. Interne Sicherheitsprotokolle und technische Telemetrie sind nur ausgenommen, soweit sie keine exportierbaren Kundendaten darstellen und durch Rechte Dritter oder Geschäftsgeheimnisse geschützt sind. Ausnahmen dürfen einen gesetzlich geschuldeten Wechsel nicht verhindern oder verzögern. Externe Kontoverbindungen müssen beim Zielanbieter neu autorisiert werden; die unveränderte Ausführung einer Viora-Automatisierung in fremder Software wird nicht zugesagt.

Wir dürfen Zugriffe im erforderlichen Umfang einschränken, wenn konkrete Anhaltspunkte für rechtswidrige Nutzung, eine erhebliche Sicherheitsgefährdung oder einen wesentlichen Vertragsverstoß bestehen oder eine rechtliche Verpflichtung dies verlangt. Die Maßnahme muss verhältnismäßig sein und wird auf die betroffenen Zugänge oder Funktionen begrenzt, soweit dies möglich ist.

Soweit vertretbar, informieren wir den Kunden vorab über Grund, Umfang und Abhilfemöglichkeit. Bei einer akuten Gefahr kann sofort gehandelt werden. Der Kunde kann eine Überprüfung unter info@vioracrm.com verlangen. Sobald der Grund entfällt, wird die Einschränkung aufgehoben. Gesetzliche Ansprüche auf Datenzugang und Export werden durch eine Sperre nicht ausgeschlossen.

Für Pflichtverletzungen, Mängel und Schäden gelten die gesetzlichen Regelungen, soweit nicht eine wirksame individuelle Vereinbarung besteht. Diese Bedingungen enthalten keine pauschale Haftungsfreistellung und keine Begrenzung der Haftung auf die gezahlten Nutzungsentgelte. Gesetzlich zwingende Haftung und Datenschutzansprüche bleiben unberührt.

Die Prüf- und Mitwirkungspflichten des Kunden beseitigen nicht die Verantwortung des Anbieters für seine eigenen Leistungen. Beide Seiten treffen im zumutbaren Umfang Maßnahmen, um erkennbare Schäden zu vermeiden oder zu begrenzen. Der Kunde bewahrt Unterlagen, die er unabhängig von Viora gesetzlich benötigt, entsprechend seinen eigenen Aufbewahrungspflichten auf.

Wesentliche Änderungen dieser Bedingungen werden bestehenden Kunden mitgeteilt und bedürfen einer wirksamen Vereinbarung. Bloßes Schweigen, ein erneuter Login oder die weitere Nutzung werden nicht als Zustimmung behandelt. Die für den jeweiligen Vertrag vereinbarte Fassung bleibt bis zu einer wirksamen Änderung maßgeblich.

Anwendbares Recht und zuständige Gerichte bestimmen sich nach den gesetzlichen Regeln, soweit keine wirksame individuelle Vereinbarung getroffen wurde. Ein ausschließlicher Gerichtsstand wird durch diese Bedingungen nicht festgelegt. Zwingende Schutzvorschriften bleiben unberührt.

Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, gelten insoweit die gesetzlichen Regelungen. Die übrigen wirksamen Vereinbarungen bleiben bestehen, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist. Eine unwirksame Regelung wird nicht automatisch durch eine wirtschaftlich möglichst ähnliche Regelung ersetzt.