Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch von vioracrm.com und bei der Nutzung von Viora CRM, einschließlich Benutzerkonten, Dokumenten, KI-Funktionen und eingebundenen Diensten.

Für den Betrieb der Plattform, eigene Vertragsbeziehungen, Benutzerverwaltung und Support ist der oben genannte Betreiber verantwortlich. Verarbeitet ein Unternehmen über Viora Daten seiner Kunden, Interessenten, Eigentümer, Mieter oder Beschäftigten für eigene Zwecke, ist grundsätzlich dieses Unternehmen verantwortlich. Viora verarbeitet diese Inhalte im Auftrag des jeweiligen Unternehmens. Die Einzelheiten sind in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu regeln.

Bei Formularen und Eigentümer- oder Mieterportalen gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des Unternehmens, das Ihnen das Formular oder den Zugang bereitstellt. Diese Erklärung ersetzt dessen Informationspflichten nicht. Fragen zu einem Mietverhältnis, einer Eigentümergemeinschaft oder einem dort hinterlegten Dokument richten Sie bitte zunächst an dieses Unternehmen.

Der Umfang hängt davon ab, welche Funktionen Sie oder Ihr Unternehmen nutzen. Viora erhält Daten von Ihnen, von berechtigten Nutzern Ihres Arbeitsbereichs sowie aus den von Ihrem Unternehmen veranlassten Importen und angebundenen Postfächern oder Bankkonten.

Die anwendungsseitige Protokollierung unerwarteter Serverfehler beschränkt sich auf den betroffenen Vorgang, eine zufällige Fehlerkennung und ausgewählte technische Fehlerkategorien oder Statuscodes. Vollständige Fehlermeldungen, Datenbankabfragen, übergebene Inhalte und verschachtelte Fehlerursachen werden dabei nicht protokolliert. Davon getrennt sind betriebliche Bearbeitungsnachweise im Arbeitsbereich sowie Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle der Infrastruktur.

Wir verarbeiten Daten, um Viora bereitzustellen, Konten zu verwalten, angeforderte Funktionen auszuführen und Supportanfragen zu bearbeiten. Soweit dies für einen Vertrag mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei geschäftlichen Ansprechpartnern, Teamzugängen und der Sicherung des Betriebs stützt sich die Verarbeitung, soweit erforderlich, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere Interessen sind die Zusammenarbeit mit unseren Geschäftskunden, der Schutz vor unbefugtem Zugriff, die Fehlerbehebung und die Abwehr von Missbrauch. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung Ihre Einwilligung voraussetzt, holen wir diese gesondert ein; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das Lesen dieser Erklärung ist keine Einwilligung. Auch eine technische Mikrofonfreigabe ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche datenschutzrechtliche Einwilligung.

Für die von einem Kundenunternehmen in Viora verarbeiteten Inhalte bestimmt dieses Unternehmen die Zwecke und Rechtsgrundlagen. Die Nutzung einer KI- oder Banking-Funktion allein schafft keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten anderer Personen.

Für ein Benutzerkonto sind die abgefragten Pflichtangaben und eine Freigabe erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Registrierung nicht möglich. Optionale Angaben und Funktionen sind für die grundlegende Nutzung nicht erforderlich.

Die Anwendung wird auf Vercel betrieben. Die Serverfunktionen der produktiven Bereitstellung sind in Frankfurt am Main, Deutschland, konfiguriert. Die Auslieferung über das weltweite Vercel-Netzwerk sowie Support- und Sicherheitsverarbeitungen können auch außerhalb dieser Region erfolgen. Die Anmeldung erfolgt über Supabase Auth, hochgeladene Dateien werden über Supabase Storage bereitgestellt. Das zu Viora gehörende Supabase-Projekt liegt in der Region Irland. Strukturierte CRM-Daten werden in der angebundenen Turso-Datenbank gespeichert. Die im Turso-Team für Viora angezeigten Datenbanken sind in der Region US-Ost, USA, konfiguriert.

Berechtigte Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs können Daten entsprechend ihrer Rollen einsehen und bearbeiten. Bei der Freigabe von Dokumenten, Formularen oder Portalzugängen bestimmt Ihr Unternehmen, welche Informationen für welche Empfänger zugänglich werden. Externe Empfänger erhalten Inhalte, wenn ein berechtigter Nutzer eine entsprechende Übermittlung oder Freigabe veranlasst.

Wenn Sie den KI-Assistenten nutzen, werden Ihre Eingabe, Teile des Chatverlaufs und die für die Bearbeitung abgerufenen CRM-Daten über Vercel AI Gateway an den ausführenden KI-Dienst übermittelt. Die Anwendung verwendet derzeit OpenAI-Modelle für Textantworten. Abhängig vom Gateway-Routing können weitere ausführende Infrastrukturunternehmen beteiligt sein. Die in Viora gespeicherten Chats, Antworten und Aktionsvorschläge bleiben Bestandteil Ihres Arbeitsbereichs.

Die zusätzliche Diagnosetelemetrie der KI-Bibliothek ist deaktiviert. Bei OpenAI-Textaufrufen schaltet Viora die optionale Speicherung der Antworten für spätere API-Abrufe ab. Davon zu unterscheiden sind die Speicherung des Chatverlaufs in Viora und sonstige Verarbeitungen des Gateway- oder Modellanbieters, insbesondere für Betrieb und Sicherheit.

Eine Kontaktsuche des KI-Assistenten liefert zunächst Kennung, Name und Firma. E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden erst beim gesonderten Abruf eines einzelnen Kontakts bereitgestellt. Die Suche allein übermittelt diese Kontaktdetails nicht.

Bei aktivierter Websuche verwendet Viora Perplexity Search über Vercel AI Gateway. Die Suchanfrage wird getrennt vom vollständigen CRM-Kontext übertragen. Die Anwendung begrenzt Suchbegriffe auf öffentliche Informationen und filtert bestimmte sensible Angaben. Dieser Filter ist keine Garantie, dass jede personenbezogene Angabe erkannt wird. Verwenden Sie für die Websuche keine vertraulichen Daten.

Für die Funktion zum Vorlesen wird der vorzulesende Antworttext über Vercel AI Gateway mit einem Google-Sprachmodell verarbeitet. Eine aktivierte automatische Vorlesefunktion kann diesen Vorgang nach jeder Antwort auslösen. Sie können die automatische Wiedergabe wieder ausschalten. Erzeugte Audiodateien werden im Browser vorübergehend für die Wiedergabe zwischengespeichert.

Die Spracheingabe nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers nach Aktivierung und Mikrofonfreigabe. Abhängig vom Browser können Audiodaten an dessen Spracherkennungsdienst gesendet werden. Der erkannte Text wird zunächst in das Eingabefeld übernommen. Sie können stattdessen jederzeit Texteingaben verwenden.

KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein. Der Assistent bereitet Änderungen als Vorschläge vor; die Ausführung setzt eine gesonderte Bestätigung in Viora voraus. Der Plattformbetreiber trifft mit diesen Funktionen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über Sie. Die Verantwortung für Entscheidungen des nutzenden Unternehmens bleibt bei diesem.

Bei eingerichtetem E-Mail-Versand werden Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt und ausgewählte Anhänge an den Versanddienst Resend übermittelt. Viora speichert den Versandstatus und technische Nachrichtenkennungen. Die Annahme durch den Versanddienst ist keine Garantie einer Zustellung.

Wenn Ihr Unternehmen ein Rechnungspostfach verbindet, verarbeitet Viora die benötigten Verbindungs- und Zugangsdaten sowie die abgerufenen Nachrichten und Rechnungsanhänge. Der jeweilige E-Mail-Anbieter wird durch die Postfachkonfiguration bestimmt. Beim Trennen des Rechnungspostfachs werden die dort hinterlegten Zugangsdaten entfernt; bereits importierte Belege bleiben davon unberührt.

Eine Bankanbindung wird nur genutzt, wenn sie eingerichtet ist und ein berechtigter Nutzer den Kontozugriff freigibt. Hierfür ist Enable Banking angebunden. Die Authentifizierung erfolgt im Freigabeprozess Ihrer Bank. Viora fordert keine Online-Banking-PIN oder TAN als CRM-Eingabe an.

Je nach erteilter Freigabe werden Konto- und Kontoinhaberdaten, Salden und Buchungsinformationen verarbeitet. Buchungen können Namen und Bankverbindungen von Zahlungspartnern, Beträge und Verwendungszwecke enthalten. Die Daten dienen dem Abruf, Import und Abgleich im Finanzbereich. Ein Widerruf oder eine Trennung beendet künftige Abrufe entsprechend der jeweiligen Freigabe; bereits importierte Buchungen werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

Für den Kontozugriff gelten zusätzlich die Hinweise Ihrer Bank und von Enable Banking. Die PSD2-Freigabe und die datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die weitere Nutzung der Finanzdaten sind getrennt zu beurteilen.

Öffentliche Formulare werden durch das jeweilige Unternehmen konfiguriert. Eingaben und hochgeladene Dateien werden diesem Unternehmen zugeordnet. Bitte beachten Sie die dort angegebenen Datenschutzhinweise und Pflichtfelder. Neue Formularvorlagen fragen standardmäßig keine Telefonnummer ab; allgemeine Anfragevorlagen enthalten außerdem keine Firmen- oder Adressabfrage. Das jeweilige Unternehmen kann weitere Felder ergänzen und ist dafür verantwortlich, diese auf den konkreten Zweck zu begrenzen.

Erst wenn Sie die optionale Adresssuche in einem Formular auslösen, werden die eingegebenen Suchbegriffe über den Viora-Server an den Photon-Dienst unter photon.komoot.io gesendet. Dieser Dienst liefert Vorschläge auf Basis von OpenStreetMap. Zwischen Browser und Viora wird der Suchtext im Anfrageinhalt statt in der URL übertragen. An den Suchdienst werden keine Anmeldecookies oder die IP-Adresse Ihres Geräts als eigenes Datenfeld weitergereicht. Viora übernimmt nur die postalischen Adressbestandteile; zusätzliche geografische Koordinaten werden weder als Vorschlag ausgeliefert noch in neuen Formulareingängen gespeichert. Eine manuelle Adresseingabe ohne Adresssuche ist möglich.

Die im Browser integrierte PDF- und OCR-Erkennung liest Beleginhalte mit lokal ausgeführten Bibliotheken und über Viora bereitgestellten Sprachdateien aus. Dieser Erkennungsschritt verwendet keinen externen KI-OCR-Dienst. Beim anschließenden Hochladen oder Speichern werden Originaldateien und übernommene Daten jedoch in Viora verarbeitet.

Personenbezogene Daten werden für den jeweiligen Verarbeitungszweck gespeichert. Soweit sich keine einheitliche Frist angeben lässt, bestimmen insbesondere die Dauer des Benutzerzugangs, der Abschluss einer Anfrage, eine Löschweisung des verantwortlichen Kundenunternehmens und gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten die Speicherdauer.

Benutzerkonto und Support: Kontodaten bleiben für die Bereitstellung des Zugangs und die zugehörige Vertragsabwicklung gespeichert. Die Löschung des Benutzerkontos kann über info@vioracrm.com beantragt werden und wird nach Prüfung der Identität, Berechtigung und entgegenstehender Pflichten bearbeitet. Eine Kontosperrung, eine Abmeldung oder das Entfernen einer Teamzuordnung ist keine vollständige Datenlöschung. Supportanfragen werden bis zum Abschluss des Anliegens und darüber hinaus nur aufbewahrt, soweit sie für konkrete Nachweis- oder Rechtsansprüche benötigt werden.

CRM-Inhalte, Dokumente, Finanzdaten und Chatverläufe: Die Dauer richtet sich nach dem Auftrag und den Aufbewahrungsvorgaben des verantwortlichen Kundenunternehmens. Löschungen erfolgen auf dessen berechtigte Weisung, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Bei Vertragsende werden Daten entsprechend der vereinbarten Rückgabe- und Löschanweisung behandelt. Das Archivieren oder Trennen einer Integration entfernt keine bereits gespeicherten Inhalte. Das Trennen des Rechnungspostfachs entfernt dessen Zugangsdaten, aber nicht die bereits importierten Belege.

Sitzungen und Einstellungen: Die Portal-Sitzung läuft nach 12 Stunden ab. Für die Anmeldecookies und die übrigen Browserdaten gelten die in der Tabelle genannten Laufzeiten. Diese Laufzeiten betreffen den Speicher im Browser und sind keine Löschfrist für das Benutzerkonto oder die Inhalte des Arbeitsbereichs.

KI-Anfragen: Nach der veröffentlichten Dokumentation speichert die Vermittlungsschicht von Vercel AI Gateway Eingaben und Ausgaben nicht über das Ende einer Anfrage hinaus. Technische Routing-Metadaten sind dort bis zu 30 Tage einsehbar. Davon getrennt sind die Verarbeitung beim ausführenden Modellanbieter und die in Viora gespeicherten Chatverläufe. Eine vollständige Löschung bei allen beteiligten Diensten unmittelbar nach der Antwort wird damit nicht zugesagt.

Betriebs- und Sicherheitsprotokolle: Ihre Dauer richtet sich nach der notwendigen Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Vorfallsbearbeitung sowie dem jeweiligen Protokolltyp und den Aufbewahrungseinstellungen des Dienstes. Eine längere fallbezogene Aufbewahrung erfolgt nur, solange ein konkreter Vorfall untersucht wird oder rechtliche Nachweispflichten bestehen. Die Sichtbarkeit im Anbieter-Dashboard ist nicht mit der vollständigen Löschung sämtlicher technischer Kopien gleichzusetzen.

Sicherungskopien und Exporte: Eine Löschung im aktiven System erfasst eine bereits erstellte Sicherungskopie nicht zwangsläufig gleichzeitig. Bei einer Löschanweisung sind deshalb auch vorhandene Sicherungen und Exporte einzubeziehen. Ihre weitere Aufbewahrung richtet sich nach dem Wiederherstellungszweck und zwingenden Nachweispflichten; eine einheitliche automatische Löschfrist für alle Kopien besteht nicht. Für eine konkrete Löschanfrage können Sie über info@vioracrm.com Informationen zu den betroffenen Datenbeständen und verbleibenden Aufbewahrungsgründen erhalten.

Ein Serverstandort in Deutschland oder Irland schließt internationale Verarbeitungen nicht aus. Vercel Inc. und Turso / ChiselStrike, Inc. sind US-amerikanische Anbieter. Supabase Pte. Ltd hat seinen Sitz in Singapur. Bei Support, Sicherheitsmaßnahmen, der weltweiten Auslieferung sowie KI- und Suchanfragen können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA und Singapur.

Supabase: Das veröffentlichte Data Processing Addendum ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und sieht für relevante Übermittlungen EU-Standardvertragsklauseln vor. Nach Angaben des Anbieters erfassen diese auch Übermittlungen nach Singapur und in die USA; beschrieben sind ergänzende Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Protokollierung. Die Auswahl Irlands als Projektregion beschränkt nicht sämtliche Support- und Verwaltungsverarbeitungen auf die EU.

Vercel und KI-Dienste: Der veröffentlichte Vercel-Auftragsverarbeitungsvertrag enthält EU-Standardvertragsklauseln und erfasst laut seinem Geltungsbereich Pro- und Enterprise-Kunden. Die konkrete Verarbeitung durch OpenAI-, Google- und Suchdienste hängt zusätzlich vom Gateway-Routing und den jeweiligen Funktionen ab. Eine Beschränkung sämtlicher KI-Verarbeitung auf EU-Standorte oder ein für alle Anbieter aktivierter Verzicht auf Datenspeicherung wird nicht zugesagt.

Turso: Die Nutzungsbedingungen sehen einen gesondert im Kundenkonto unter Documents abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrag vor. Entwurfsstand: Der für das tatsächlich genutzte Turso-Team abgeschlossene Vertrag einschließlich der konkreten Garantien für die Verarbeitung in den USA ist noch nachzuweisen. Diese Prüfung kann nicht durch einen allgemeinen Hinweis auf Standardvertragsklauseln ersetzt werden.

Die Anbieterinformationen und Standardvertragsklauseln finden Sie über die unten verlinkten Datenschutzunterlagen. Auskünfte zu den für Ihre Daten einschlägigen Garantien und eine Kopie der relevanten Vertragsbestimmungen können Sie bei info@vioracrm.com anfordern; schutzbedürftige Angaben anderer Personen oder Geschäftsgeheimnisse dürfen dabei geschwärzt werden.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.

Richten Sie Anliegen zu eigenen Viora-Vertrags- oder Kontodaten an den oben genannten Kontakt. Bei Daten, die ein Kundenunternehmen über Sie in Viora verarbeitet, ist dieses Unternehmen Ihr Ansprechpartner. Soweit Viora als Auftragsverarbeiter tätig ist, unterstützt es den Verantwortlichen bei der Bearbeitung.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. In Zypern können Sie sich an das Office of the Commissioner for Personal Data Protection wenden.

Bei Änderungen der Funktionen, Dienstleister oder Verarbeitungszwecke wird diese Erklärung aktualisiert. Das Datum oben kennzeichnet den Stand. Soweit eine gesonderte Information oder neue Einwilligung erforderlich ist, reicht eine bloße Änderung dieser Seite nicht aus.